Comme tous les pouvoirs publics, les CPAS doivent répondre à des besoins croissants, avec des moyens de plus en plus réduits. 

Pour ces institutions en première ligne face à une demande sociale de plus en plus criante, il importe donc de répondre à ce défi organisationnel. Les pouvoirs subsidiants l’ont bien compris et les dispositifs d’aide se sont multipliés avec les crises économique et sanitaire.

Trop de subsides … tuent les subsides ?

Cette pléthore d’aides spécifiques cible des besoins spécifiques. En interne, elles demandent donc, aussi, des justifications spécifiques. C’est particulièrement vrai dans le cas des maisons de repos des CPAS, où la situation a été extrêmement dynamique pendant les différentes phases de la crise sanitaire.

La priorité des équipes a, bien évidemment, été de prendre soin des patients et d’appliquer au mieux toutes les mesures sanitaires, dont il est inutile de souligner à quel point elles étaient délicates compte-tenu des impératifs liés à l’âge des résidents et à l’importance pour eux de conserver du contact social.La conséquence de tous ces changements est qu’il est devenu difficile, particulièrement pour les petites maisons de repos, de trouver le temps de suivre les changements législatifs et de les appliquer au plus près pour récupérer tous les subsides possibles.

La conséquence de tous ces changements est qu’il est devenu difficile, particulièrement pour les petites maisons de repos, de trouver le temps de suivre les changements législatifs et de les appliquer au plus près pour récupérer tous les subsides possibles. Toute une série d’institutions ont ainsi laissé passer de précieuses occasions d’enrôler des sommes pourtant bien nécessaires à leur fonctionnement.

Quelles procédures mettre en place ?

Financement forfaitaire, 3ème volet, care profile, journées immunisées … autant de paramètres très importants qui peuvent influer sur le montant des subsides que vous pouvez récupérer chaque trimestre.

Pour optimiser cette démarche administrative ô combien importante pour la santé financière de votre institution, la première démarche consiste à bien mettre à jour l’éventail des possibilités et qui vous sont régulièrement communiquées par l’AVIQ. La constitution de votre propre recueil de procédures, spécifique au profil de votre maison de repos, pourra grandement faciliter le bon déroulement de cette tâche fastidieuse. De même, essayez de compléter le plus régulièrement possible ces données, particulièrement lors des changements de résidents.

Ensuite – et cela va de pair avec l’étape précédente – assurez-vous que les données que vous encodez sont réellement à jour et correspondent avec la réalité du trimestre concerné. En effet, il arrive que, par manque de temps pour ce volet administratif, l’on soit tenté de recopier les données du trimestre précédent. Là aussi, des données à jour et “nettoyées” doivent vous permettre d’optimiser le calcul des sommes à récupérer.

Enfin, ne négligez pas la formation du personnel chargé de remplir ces démarches. En effet, il arrive régulièrement que cette tâche soit confiée toujours à la même personne, avec tous les risques que cela comporte en cas d’absence lors de la période critique d’encodage. La formation, outre le fait de vous assurer que cette procédure soit régulièrement suivie, vous permet également de suivre au plus près l’évolution de la législation.

De la théorie à la pratique

Pour les pratiquants, ce bref aperçu doit paraître bien théorique … voire secondaire au regard des soins à apporter aux résidents. De ce point de vue, ils ont évidemment raison. La priorité va au patient.

Il va donc de soi que la mise en pratique ne doit pas remettre en cause la qualité des soins. 

C’est pourquoi des solutions existent pour accompagner les maisons de repos dans cette démarche qui, si elle n’est pas essentielle au patient, l’est pour leurs finances !

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